Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO
Angaben zum Verantwortlichen
Sachsenwald Soundorchester e.V.
Am Feldrand 7b
21465 Wentorf
Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen
Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen über unser Kontaktformular oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Wenden Sie sich gerne an den 1. Vorsitzenden Dr. Jens Ambrock.
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – Zwecke und Rechtsgrundlagen
Datenverarbeitung auf unserer Vereinswebseite
Fotos
Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht.
Für die Veröffentlichung folgender Fotos auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:
- Gruppenfotos aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen zu informieren,
- Fotos mit Bezug zu Auftritten oder öffentlichen Veranstaltungen aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das musikalische Geschehen zu berichten,
- Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.
Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.
Kontaktformular
In Freitextfelder wie das Kontaktformular eingegebene Daten werden von uns verarbeitet je nach den unten aufgezählten Zwecken.
Datenverarbeitung im Verein
Mitgliedsdaten (Name, Instrument, Kontaktdaten, Geburtstag, Eintrittsdatum, Teilnahme an Terminen) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Im Einzelnen bedeutet dies:
- Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere Organisation von Konzerten, Proben und anderen Veranstaltungen.
- Der/die Kassenwart:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge, die Kassenprüfer:innen verarbeiten die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten.
Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO).
Datenverarbeitung von Interessent:innen
Gehen bei uns Anfragen von Interessent:innen ein, die bei uns mitspielen möchten, so melden wir uns bei ihnen zurück. Dabei und bei der internen Abstimmung zur Rückmeldung verarbeiten wir personenbezogene Daten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Kommt es nicht zu einem kurzfristigen Vereinseintritt, nehmen wir die Daten nach Rücksprache in eine Warteliste auf. Die Liste enthält Namen, Instrument, Kontaktdaten, sonstige, im Rahmen der Anfrage freiwillig getätigte Informationen.
Datenverarbeitung von Aushilfen
Musiker:innen, die wir für künftige Auftritte ggf. als Aushilfen buchen werden, nehmen wir nach Rücksprache in unsere Aufhilfenliste auf und kontaktieren sie bei Bedarf. Die Liste umfasst Namen, Kontaktdaten, Instrument, Angaben über bisherige gemeinsame Auftritte und/oder gemeinsame Kontakte. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
Datenverarbeitung von Auftraggeber:innen
Institutionen oder Personen, die uns für Auftritte buchen, speichern wir im Nachgang in einer Auftraggeberliste. Diese umfasst Kontaktdaten, Ansprechpartner und Informationen zum letzten Auftritt. Der Zweck ist die spätere Nachfrage, ob eine Folgeveanstaltung in Frage kommt.
Speicherdauer
- Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
- Daten von Interessent:innen werden für einen Zeitraum von fünf Jahren nach der Anfrage gespeichert.
- Daten von Aushilfen werden für einen Zeitraum von fünfzehn Jahren nach dem letzten Engagement gespeichert.
- Daten von Auftraggeber:innen werden, soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, für einen Zeitraum von zehn Jahren nach dem letzten Engagement gespeichert.
Betroffenenrechte
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:
- ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
- ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
- ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
- ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
- ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
- ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
- ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zuständig. Grüßen Sie die Kollegen gerne von mir. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.